Come scrivere un Comunicato Stampa efficace: guida completa

Il comunicato stampa non serve solo a “comunicare una novità”, ma è uno degli strumenti più potenti per costruire e rafforzare la brand awareness. Ogni volta che un media parla di te, rafforza la percezione del tuo marchio come autorevole e rilevante. Ma per arrivare a quel risultato serve coerenza. Prima di scrivere una sola riga, chiediti: come voglio che il mio brand venga percepito? Raccogli in un documento di riferimento mission, vision, valori e tone of voice della tua azienda. Quello schema sarà la tua bussola. Ti aiuterà a mantenere uno stile comunicativo coerente con tutti gli altri canali: sito, social, newsletter.. evitando dissonanze che potrebbero confondere chi legge. Un comunicato stampa efficace non è mai “neutro”: riflette l’identità del brand anche nella forma. Anche la notizia più semplice, se raccontata con la voce giusta, diventa un tassello di posizionamento.

Ogni comunicato stampa efficace si fonda su una struttura semplice ma imprescindibile: le 5W. Questo schema, nato nel giornalismo anglosassone, garantisce completezza e immediatezza nella trasmissione dell’informazione. Inserire chiaramente le risposte a Chi, Cosa, Dove, Quando e Perché nelle prime righe del comunicato permette al lettore, e soprattutto al giornalista, di cogliere immediatamente la notizia.

• Chi: indica chiaramente il soggetto protagonista. Si tratta dell’azienda, dell’organizzazione o della persona che promuove l’iniziativa o lancia la notizia.
• Cosa: specifica l’annuncio o il contenuto principale. Un nuovo prodotto? Un evento? Una partnership? Dev’essere descritto in modo sintetico e chiaro.
• Dove: fornisce il contesto geografico o digitale. L’evento è in presenza o online? La notizia riguarda un luogo fisico o un mercato specifico?
• Quando: chiarisce la dimensione temporale. È già accaduto? Accadrà? Da quando sarà disponibile il prodotto o il servizio?
• Perché: spiega il motivo per cui la notizia è rilevante. Qual è l’impatto sul settore, sui clienti o sul mercato?

Questo approccio, se ben integrato nel lead iniziale, rende il comunicato leggibile, professionale e subito comprensibile, aumentando le probabilità di essere ripreso dai media.

Come scegliere la notizia e renderla interessante per i media

Non tutte le informazioni aziendali meritano un comunicato stampa. La prima regola è capire se la tua novità è notiziabile. Un comunicato stampa deve offrire un’informazione utile, rilevante e potenzialmente d’interesse per il pubblico della testata a cui lo invii. Il primo lettore non è l’utente finale, ma il giornalista: una figura che riceve decine di comunicati ogni giorno e decide in pochi secondi se vale la pena proseguire la lettura.Domandati:

• Qual è la notizia centrale?
• Perché dovrebbe interessare a chi legge?
• C’è un impatto concreto (dati, numeri, cambiamenti reali)?

Definisci un focus unico e non disperderti in troppi dettagli secondari. Se hai più novità, suddividile in comunicati separati. Adatta il contenuto al contesto di pubblicazione: un magazine di settore richiede toni diversi rispetto a un quotidiano online o un blog locale.

Hai pochi secondi per convincere un giornalista che la tua notizia merita spazio. Ecco perché titolo e lead sono le due parti più importanti del comunicato. Il titolo deve essere chiaro, informativo e privo di toni pubblicitari. Evita superlativi e aggettivi autocelebrativi: il tuo obiettivo non è vendere, ma informare. Un titolo efficace contiene parole chiave riconoscibili e comunica subito il tema centrale. Il lead (il primo paragrafo) segue la regola delle 5W + 1H: Who, What, Where, When, Why, How — Chi, Cosa, Dove, Quando, Perché e Come. In poche righe devi far capire cosa è successo, chi è coinvolto e perché la notizia è rilevante. Usa la piramide rovesciata come modello: parti dalle informazioni essenziali e scendi progressivamente nei dettagli. È la struttura che facilita la lettura e permette ai redattori di tagliare, se serve, senza perdere il senso.

Struttura completa del comunicato stampa

Un comunicato professionale segue una sequenza logica e riconoscibile:

1. Titolo: sintetico, chiaro, con la parola chiave principale.
2. Sottotitolo: opzionale ma utile per aggiungere contesto o numeri.
3. Dateline: città e data in apertura (es. “Milano, 12 ottobre 2025”).
4. Lead: le informazioni chiave secondo la regola delle 5W.
5. Corpo del testo: dettagli, spiegazioni, contesto, approfondimenti.
6. Citazioni: almeno una dichiarazione diretta con nome e ruolo, per dare autorevolezza e tono umano.
7. Boilerplate: breve descrizione aziendale finale, con mission, anno di fondazione, servizi e valori.
8. Contatti stampa: nome, email, telefono, sito, eventuale link media kit.

Ricorda che il comunicato deve essere facilmente “copiabile e incollabile” da chi lo riceve. Usa paragrafi brevi, niente maiuscole superflue e un linguaggio giornalistico: diretto, pulito, senza fronzoli, io preferisco un linguaggio più realistico che troppo impostato, ma è da valutare in base al tone of voice aziendale, per la coerenza di cui parlavamo in precedenza.

Essere chiari: scrivi per informare, non per promuovere

Uno degli errori più comuni è trasformare il comunicato in un testo pubblicitario. È un errore fatale: le redazioni scartano immediatamente ciò che sembra autopromozione. Concentrati sul valore informativo. Racconta fatti, non slogan. Invece di dire “un grande successo”, mostra numeri e dati oggettivi. Le citazioni vanno usate con misura: devono aggiungere prospettiva, non diventare spot. Evita espressioni vaghe (“azienda leader”, “prodotto innovativo”, “i migliori sul mercato”): sono cliché che riducono la credibilità, come pure il famoso ed abusato “azienda giovane e dinamica”. Le parole devono aiutare il lettore a capire cosa è successo, a chi interessa e perché conta. In chiusura puoi includere un richiamo all’azione soft, ad esempio: “Per maggiori informazioni visita il sito ufficiale”, meglio evitare inviti espliciti all’acquisto.

L’importanza della revisione e della forma

Un buon comunicato stampa non è solo informativo, è anche impeccabile dal punto di vista formale. Ogni refuso, ogni errore di battitura o nome sbagliato può compromettere la credibilità del brand. E soprattutto, può far perdere tempo al giornalista che dovrebbe correggerti. Rileggi sempre il testo più volte, possibilmente a distanza di qualche ora. Meglio ancora se lo fa una seconda persona del team. Controlla dati, cifre, date, nomi propri e cariche. Cura la formattazione: margini, font leggibile, interlinea, respiro tra le righe e i paragrafi. Ricorda: un testo pulito e ordinato trasmette professionalità, anche prima ancora che venga letto nel dettaglio.

Oggi la maggior parte dei comunicati stampa viene pubblicata online. Questo significa che una buona scrittura deve andare di pari passo con una corretta ottimizzazione SEO.
Assicurati di:

• Inserire la keyword principale (“comunicato stampa”, “lancio prodotto”, “evento aziendale”) nel titolo e nel lead.
• Usare sottotitoli (H2, H3) per rendere il testo leggibile.
• Ottimizzare le immagini con tag alt descrittivi.
• Aggiungere link interni verso la tua pagina prodotto, evento o servizio.
• Fornire una versione HTML mobile-friendly e una in PDF stampabile.

Una buona SEO aumenta la probabilità che il comunicato non solo venga letto dai giornalisti, ma anche indicizzato e trovato dal tuo pubblico di riferimento.

Vuoi davvero migliorare? Studia come comunicano le aziende più visibili nel tuo settore. Analizza come impostano titolo, struttura, tono e dati. Guarda come vengono distribuiti e pubblicati. Puoi farlo consultando i portali di comunicati stampa come Ansa Comunicati, Il Sole24ore o le sezioni news dei competitor diretti. Questo ti aiuterà a capire cosa rende un comunicato efficace e a modellare il tuo stile su esempi concreti. Non per copiare, ma per individuare le migliori pratiche e adattarle alla tua voce.